Cos'è il POS Cloud? Differenza con il Registratore di Cassa e il POS Classico

La logica di base del POS cloud

In un sistema di cassa tradizionale il programma e i dati sono installati su un computer all'interno del locale. Se quel computer si spegne, si guasta o viene rubato, sparisce anche l'accesso ai dati. Nel POS cloud, invece, il software e i dati risiedono nei data center su internet. Il tablet o il computer alla cassa è soltanto una finestra di visualizzazione; il vero cervello è nel cloud.

Il riscontro pratico di questa architettura è il seguente: quando il cameriere apre una comanda al tavolo con l'app per prendere gli ordini, quell'ordine arriva nello stesso momento sul monitor di cucina (KDS), si riflette in cassa e si aggiunge al report sul telefono del titolare. Esiste un'unica fonte di dati e tutti la vedono.

Differenza tra POS cloud e registratore di cassa classico

Il registratore di cassa è essenzialmente un dispositivo che emette scontrini e tiene la registrazione fiscale. Non gestisce, o gestisce in modo molto limitato, le attività specifiche di un ristorante come la gestione dei tavoli, l'unione delle comande, il monitoraggio delle vendite per cameriere o lo scarico di magazzino. Il POS cloud, invece, non si limita a registrare la vendita; gestisce insieme il tavolo, il rider, l'asporto, la ricetta e i costi.

Immagina un bar che chiamiamo Caffè dell'Angolo. Chiudendo la giornata con il registratore di cassa ha in mano solo l'incasso totale. Passando a un sistema di comande e POS cloud, vede quante unità ha venduto di ciascun prodotto, quale fascia oraria è stata più affollata, quanto lavoro ha svolto ciascun cameriere. Il registratore di cassa conta i soldi, il POS cloud gestisce l'attività.

Sul piano normativo il registratore di cassa resta comunque necessario; il POS cloud non lo elimina, rende intelligente il livello di pagamento e reportistica. I due lavorano insieme.

Differenza tra POS cloud e POS locale (con installazione)

Anche i programmi POS locali svolgono le attività specifiche del ristorante, ma tutto dipende dal server presente nel locale. Quando apri una nuova sede, ognuna richiede un'installazione separata, un backup separato e una manutenzione separata. Per ottenere report tra le diverse sedi sei costretto a unire i dati a mano.

Con il POS cloud aprire una nuova sede è facile quanto aggiungere un nuovo punto al pannello. Una modifica al menu, un aggiornamento di prezzo o una nuova promozione si inseriscono in un solo posto e si riflettono istantaneamente su tutte le sedi. Grazie al back office cloud le impostazioni di menu, personale e magazzino si gestiscono in modo centralizzato.

In un sistema locale, per ricevere un aggiornamento spesso deve venire qualcuno del supporto tecnico. Il POS cloud si aggiorna da solo; le nuove funzionalità vengono aggiunte in background, senza che tu te ne accorga.

Vantaggi del POS cloud per il ristorante

Il primo vantaggio è l'accesso. Anche mentre sei in vacanza vedi dal telefono l'incasso della serata, il prodotto più venduto e le comande aperte. Poter controllare l'attività senza essere fisicamente presente è la differenza decisiva per i titolari con più sedi o per chi non vuole stare sempre in prima linea.

Il secondo sono i report immediati e accurati. La schermata report cloud mostra l'incasso orario, la redditività dei prodotti, i tassi di storno e di omaggio. Quando si definiscono ricetta e costi, diventa possibile vedere il costo reale e il margine netto di un hamburger. Le decisioni si basano sui dati, non sulle supposizioni.

Il terzo è la sicurezza. Poiché i dati sono salvati nel cloud, anche se il tablet alla cassa si guasta non si perde una singola registrazione di vendita. Accedi da un nuovo dispositivo e tutto è al suo posto.

Il rapporto tra POS cloud e ordini senza commissioni

Uno dei maggiori benefici del POS cloud per un ristorante è che lavora nello stesso sistema del tuo canale di ordini proprietario. I marketplace come Glovo, Just Eat e Deliveroo applicano commissioni che vanno dal 15% al 35% per ordine. Su un ordine da 100 euro fino a 25 euro possono finire al marketplace.

Prendiamo l'esempio di un locale che chiamiamo Burger Gustoso: 1.000 ordini in asporto al mese, scontrino medio di 200 euro, commissione del 25%. Significa circa 50.000 euro di commissioni al mese. Con gli ordini online senza commissioni, sugli ordini che arrivano dal tuo sito e dalla tua app questa trattenuta non esiste; inoltre l'ordine arriva direttamente al POS cloud e al monitor di cucina.

Per un confronto approfondito sull'argomento puoi leggere i nostri articoli commissioni dei marketplace di delivery vs il tuo sito e guida al sistema di ordini online senza commissioni.

Cosa succede al POS cloud se cade la connessione internet?

È la domanda più frequente rivolta al POS cloud. I sistemi ben progettati funzionano con la modalità offline: quando cade la connessione, le comande continuano a essere conservate sul dispositivo e, al ritorno della linea, si sincronizzano automaticamente con il cloud. Il flusso di vendita non si ferma.

Resta comunque consigliata una connessione internet stabile e una semplice linea di riserva (per esempio una linea mobile). In un ristorante affollato, un'interruzione prolungata può influire sul lato ordini online e pagamenti. Nella pratica, con la qualità delle connessioni odierne questo è uno scenario raro e la modalità offline garantisce la sicurezza.