Что такое облачная POS-система? Чем она отличается от кассового аппарата и классической POS

Основная логика облачной POS

В традиционной кассовой системе программа и данные установлены на одном компьютере внутри заведения. Если этот компьютер выключился, сломался или его украли, доступ к данным теряется вместе с ним. В облачной POS программное обеспечение и данные находятся в дата-центрах в интернете. Планшет или компьютер на кассе это лишь окно для просмотра, а основной мозг в облаке.

На практике это работает так: когда официант открывает счёт на столе через приложение для приёма заказов, этот заказ в тот же момент попадает на кухонный экран (KDS), отражается на кассе и добавляется в отчёт на телефоне владельца. Источник данных один, и его видят все.

Чем облачная POS отличается от обычного кассового аппарата

Кассовый аппарат это прежде всего устройство, которое печатает чеки и ведёт фискальный учёт. Управление столами, объединение счетов, учёт продаж по официантам, списание со склада и другие специфичные для ресторана задачи он либо не делает вовсе, либо делает очень ограниченно. Облачная POS не просто фиксирует продажу: она вместе ведёт стол, курьера, доставку навынос, рецептуру и себестоимость.

Представьте кофейню под названием Угловой кофе. Закрывая день на кассовом аппарате, на руках у владельца только общая выручка. Перейдя на облачную систему учёта заказов и POS, он видит, сколько единиц какого продукта продал, какой час был самым загруженным, какой официант сколько отработал. Кассовый аппарат считает деньги, облачная POS управляет бизнесом.

С юридической стороны кассовый аппарат всё ещё нужен: облачная POS его не отменяет, а делает умнее слой оплаты и отчётности. Они работают вместе.

Чем облачная POS отличается от локальной (устанавливаемой) POS

Локальные POS-программы тоже решают специфичные для ресторана задачи, но всё завязано на сервере внутри заведения. Когда вы открываете новую точку, для каждой нужны отдельная установка, отдельное резервное копирование и отдельное обслуживание. Чтобы получить сводный отчёт по точкам, данные приходится сводить вручную.

В облачной POS открыть новую точку так же просто, как добавить новую позицию в панель. Изменение меню, обновление цены или новая акция вводятся в одном месте и мгновенно отражаются на всех точках. Благодаря облачному бэк-офису меню, персонал и складские настройки управляются централизованно.

В локальной системе, чтобы получить обновление, чаще всего нужен приезд технического специалиста. Облачная POS обновляется сама: новые функции добавляются в фоне, а вы этого даже не замечаете.

Преимущества облачной POS для ресторана

Первое преимущество это доступ. Даже находясь в отпуске, вы видите с телефона вечернюю выручку, самый продаваемый продукт и открытые счета. Возможность контролировать заведение, не присутствуя там физически это решающее отличие для тех, у кого несколько точек или кто не хочет постоянно стоять у дела.

Второе это отчёты в реальном времени и без ошибок. Экран облачных отчётов показывает почасовую выручку, рентабельность продуктов, долю отмен и угощений. Когда заданы рецептура и себестоимость, можно увидеть реальную себестоимость и чистую прибыль одного бургера. Решения опираются не на догадки, а на данные.

Третье это безопасность. Поскольку данные резервируются в облаке, даже если планшет на кассе сломается, ни одна запись о продаже не потеряется. Вы входите с нового устройства, и всё на своих местах.

Связь облачной POS с заказами без комиссии

Одна из самых больших выгод облачной POS для ресторана в том, что она работает в той же системе, что и ваш собственный канал заказов. Маркетплейсы вроде Яндекс Еды, Delivery Club и Купера берут от 15 до 35 процентов комиссии с каждого заказа. С заказа на 2000 рублей маркетплейсу может уходить до 500 рублей.

Возьмём пример заведения Вкусный бургер: 1000 заказов навынос в месяц, средний чек 1500 рублей, комиссия 25 процентов. Это около 375 000 рублей комиссии в месяц. При онлайн-заказах без комиссии с заказов, которые приходят через ваш собственный сайт и приложение, такого вычета нет, а сам заказ напрямую попадает в облачную POS и на кухонный экран.

Чтобы сравнить тему глубже, посмотрите наши материалы комиссия маркетплейсов против собственного сайта и руководство по системе онлайн-заказов без комиссии.

Что будет, если пропадёт интернет?

Это самый частый вопрос про облачную POS. Хорошо спроектированные системы работают в офлайн-режиме: когда интернет пропадает, счета продолжают храниться на устройстве, а когда связь восстанавливается, автоматически синхронизируются с облаком. Поток продаж не останавливается.

Тем не менее рекомендуется стабильный интернет и простой резервный канал (например, мобильная сеть). В загруженном ресторане затянувшийся сбой может затронуть сторону онлайн-заказов и оплаты. На практике при сегодняшнем качестве связи это редкий сценарий, а офлайн-режим обеспечивает подстраховку.